Nors šiuolaikinės inovacijos ir keičia informacijos perdavimo būdus – nemažai informacijos yra persiunčiama internetu, tačiau esminiai rašytinės informacijos parengimo būdai lieka tie patys.

VERSLO LAIŠKŲ DALYS

Antraštė. Vakarų Europos šalyse laiško antraštė rašoma rečiau, Rusijoje (kaip ir Lietuvoje) – tai privaloma laiško dalis. Antraštėje trumpai ir lakoniškai nurodoma laiško tema, dėl to būna lengvesnis gautų laiškų rūšiavimas ir dokumentų paieška. Antraštė laišką išskiria iš kitų panašių laiškų, todėl jos užrašymas gali būti naudingas tuo atveju, jei jūsų laišku potencialus partneris susidomės ne iš karto.

Data. Laiško data gali būti rašoma nuo kairiosios paraštės ribos arba nuo lapo vidurio į dešinę.

Adresatas (vidinis adresatas). Tai asmens ar įstaigos, kuriam siunčiamas laiškas, adresas. Rašomas nuo kairiosios paraštės ribos, praleidus po data 2-4 eilutes. Įmonės pavadinimas ir asmens pavardė paprastai rašomi atskiroje eilutėje. Po to rašomas namo numeris, gatvės pavadinimas, grafystės ar valstijos pavadinimas, pašto indeksas, šalis.

Kreipinys (pasisveikinimas). Rašomas nuo kairiosios paraštės ribos. Po jo gali būti dedamas kablelis, dvitaškis arba nenaudojamas joks skyrybos ženklas. Norint, kad įmonei adresuotą laišką skaitytų konkretus darbuotojas, prieš kreipinį rašoma: ATTENTION: Mr. Mindaugas. Šis užrašas pabraukiamas, kad labiau atkreiptų dėmesį.

Rašant dalykinį laišką, negalima pamiršti pripažintos tarptautinėje bendruomenėje etiško kreipinio formos. Anglijoje ar kitoje Europos šalyje adresatas, gavęs laišką be kreipinio, gali pamanyti, kad laiško siuntėjas reiškia nepasitenkinimą arba iš viso rengiasi nutraukti dalykinius santykius. Bendraujant su verslo partneriais Rusijoje, į adresatą priimta kreiptis vardu ir tėvavardžiu.

Laiško turinys (esmė). Paprastai laišką sudaro 2 ar daugiau pastraipų. Kiekviena pastraipa išreiškia vieną užbaigtą mintį. Labai svarbus yra laiško tonas, kuris privalo būti teigiamas ir ramus.

Teisingai parašyti dalykiniai laiškai kuriami pagal šią schemą: pirmosios laiško eilutės privalo patraukti dėmesį, kad sekantys sakiniai sužadintų skaitytojo interesą. Kitose pastraipose yra pateikiamas esminis laiško turinys, o paskutinė laiško dalis skatina skaitytoją veikti. Laiškas turi būti trumpas, logiškas ir aiškus. Laiško tekste pirmenybė teikiama trumpiems sakiniams. Rekomenduojama rašyti paprastais sakiniais, juos derinant su sudėtiniais. Neverskite sakinių pažodžiui iš savo gimtosios kalbos, nes galite padaryti prasmės klaidų. Sąvokų, posakių, susijusių su verslu, jokiu būdu negalima versti pažodžiui, kadangi kiekviena kalba turi tik jai būdingas idiomas. Laiškų kalbos stilius pastaruoju metu vis labiau panašėja į šnekamąjį, kad nebūtų pernelyg oficialus ar išdidus.

Kokio ilgio turėtų būti geras laiškas? Atsakymas toks: „tokio ilgio, koks būtinas pasakyti tai, ką norite pasakyti“. Tai interpretuojama skirtingai. Interpretacija priklauso nuo paties rašančiojo. Kadangi laiško tikslas yra užtikrinti skaitytojo interesą ir bendradarbiavimą su juo, laišką reikėtų pradėti nuo sakinių, kurie pasakytų reikalo esmę. Įžanga neturi būti per daug ilga, bet mandagi. Toliau reikėtų rašyti apie reikalą. Pateikti informaciją ar argumentus. Žodžius reikia parinkti taip, kad sakiniai būtų sklandūs, tarpusavyje susiję. Padriki sakiniai gadina įspūdį. Laiško pabaiga turėtų būti trumpa, bet skaitytojas turi pajausti, kad buvo atsižvelgta į jo nuomonę ar pasiūlymą.

Atsisveikinimas. Atsisveikinimas rašomas kairėje arba dešinėje laiško pusėje po laiško turiniu ir po jos dedamas kablelis. Dažniausiai vartojama frazė ang. Sincerely (liet. Nuoširdžiai), labiau formali yra frazė ang. Respectfully (liet. pagarbiai).

Parašas. Pasirašoma po atsisveikinimu. Kitoje eilutėje, po parašu, rašomas siuntėjo vardas ir pavardė, dar žemiau – užimamos pareigos. Galima rašyti tik vardo raidę.

PAKLAUSIMAI

Paklausimas – rodo pirkėjo kreipimąsi į pardavėją, importuotojo kreipimąsi į eksportuotoją, prašymas pateikti išsamią informaciją apie prekę/ paslaugą. Paklausimo laiškai paprastai yra trumpi ir paprasti. Dažnai tokius laiškus rašančios įmonės siunčia spausdintas paklausimo formas. Paklausime trumpai ir aiškiai išdėstoma tai, kas domina pirkėją.

Paklausime paprastai nurodomas prekės/paslaugos pavadinimas ir sąlygos, pagal kurias importuotojas pageidauja gauti prekę, pavyzdžiui, prekės kiekis ir kokybė, jos modelis, kaina, tiekimo terminai, mokėjimo sąlygos. Tokio tipo paklausimai priskiriami sutarčių dokumentams, kurie naudojami ruošiant ir sudarant sandorius.

Rašant pirmąjį paklausimą, reikėtų:

- trumpai nurodyti, iš kur sužinojote potencialaus verslo partnerio pavardę,

- nurodyti prekių paklausą regione,

- nurodyti gamybos/atlikimo terminus, transportavimo galimybes,

- smulkiai aprašyti, kokią informaciją jums turėtų atsiųsti potencialus verslo partneris: katalogų, pavyzdžių, informaciją apie kainas bei nuolaidas.

PASIŪLYMAI

Bet kokio pasiūlymo tikslas yra jūsų paslaugą/produktą parduoti potencialiam verslo partneriui. Paprastai būsimas verslo partneris nežino arba labai mažai žino apie jūsų organizaciją. Todėl keliuose puslapiuose jūs turite parodyti, kad esate patikima organizacija.

Pasiūlymas – tai jūsų organizacijos ir konkrečios paslaugos/ produkto reklama. Pasiūlymą skaitantis potencialus verslo partneris norėtų aiškių ir tikslių atsakymų į kelis pagrindinius klausimus:

- Kas jūs esate?

- Kokias paslaugas/produktus parduodate?

- Kokie gamybos/atlikimo terminai, transportavimo galimybės?

- Ar galima gauti katalogų, pavyzdžių?

- Kokios kainos?

- Kokių ilgalaikių rezultatų tikimasi?

ATSAKYMAI Į PAKLAUSIMUS IR PASIŪLYMUS

Atsakymas į verslo partnerio paklausimą/pasiūlymą turi būti trumpas,mandagus ir tiesus. Jei tiekėjas gali patenkinti pirkėjo norus, jis atsako taip:

- padėkoja paklausėjui už laišką,

- suteikia visą informaciją, nurodydamas priedus, pavyzdžius ir kitas priemones, kurias išsiunčia paštu,

- suteikia papildomą informaciją, nors jos pirkėjas ir neprašė, tačiau ji gali būti jam reikšminga,

- užbaigia laišką viena-dviem eilutėmis, kurios paskatintų pirkėją atsiųsti užsakymą.

Atsakant į paklausimą, kai pirkėjui nepateikiamas konkretus siūlymas, rekomenduojama rašyti taip:

- informuoti, kada bus paruošta pirkėją dominanti informacija, arba

- paaiškinti jūsų galimybes tiekti pirkėją dominančias prekes, arba

- pasižadėti tiekti prekes, arba

- pakeisti paklausimo sąlygas (t.y., prekių kiekį, modelį, tiekimo terminą),arba

- atsisakyti tiekti prekes.

Nemažas dėmesys skiriamas laiško išvaizdai. Laiškas turi būti tvarkingas. Tekstas lygiuojamas pagal toje šalyje priimtinus standartus. Nerašoma ranka. Voko ir paties laiško spalva turi sutapti.

Verslo laiškai pasižymi mandagumu. Juose nevengiama parodyti pagarbos, naudojamos mandagumo frazės. Gerą įspūdį palieka teigiamas emocijas sukeliantys laiškai. Svarbu visuomet akcentuoti, ką jūsų organizacija gali padaryti, o ne tai, ko negali. Jei negalite padėti, pasiūlykite kitus problemos sprendimo būdus. Pozityvumas ir paslaugumas gali daryti didelę įtaką partnerio apsisprendimui. Į laiškus atsakoma per 48 val. Labai mandagu atsakyti iš karto, tačiau neatsakius per minėtą periodą rizikuojama prarasti partnerio pasitikėjimą. Visi verslo laiškai tvarkingai registruojami ir išsaugomi, kad būtų galima peržiūrėti susirašinėjimo istoriją ir tiksliau numatyti bendradarbiavimo galimybes. Užmezgant ar prarandant partnerystę, bet kuri smulkmena gali būti lemtinga, todėl atidumas yra labai reikšmingas.

Šaltinis:  http://www.paramaverslui.eu